Kelumpuhan perencanaan merayap di Phil. Setiap kali dia melihat kembali apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan acara dengan sukses, dia mendapati dirinya bermain-main; mengubah dan menambah kegiatan yang tidak benar-benar menambah nilai pada acara yang ditugaskan kepadanya untuk mengelola. Dia harus memegang proyek ini dan memindahkannya.
Setelah perencanaan selesai dan Anda memiliki tim situs judi bola , tempat dan kerangka kerja yang dapat diterapkan untuk jadwal; saatnya berorganisasi. Sebagai manajer acara, tanggung jawab berhenti pada Anda, tetapi itu tidak berarti bahwa Anda harus melakukan segalanya. Pastikan Anda mendelegasikan tugas dan aktivitas secara efektif dan Anda akan menjadi kurang stres dan lebih produktif.
Pemesanan tempat
Prioritas pertama adalah memastikan bahwa tempat tersebut dipesan berminggu-minggu, jika tidak berbulan-bulan sebelumnya. Anda harus benar-benar rewel tentang bagaimana hal ini dilakukan dan meminta tempat tersebut mengkonfirmasi setiap detail kebutuhan Anda. Sebagian besar tempat memiliki staf Konferensi yang tugasnya adalah memastikan bahwa daftar periksa sudah lengkap sebelum acara, tetapi harap diingat bahwa tim manajemen Konferensi biasanya bekerja 9 hingga 5 sementara tim yang akan Anda tangani di tempat tersebut akan bekerja secara bergiliran dan, jika acara Anda berlangsung lama, Anda akan berhadapan dengan banyak wajah berbeda di tim staf venue. Untuk alasan ini adalah praktik yang baik untuk membangun satu titik kontak di kedua kubu yang akan dijamin untuk mendapatkan keputusan cepat tentang masalah apa pun yang terjadi.
Pengumpulan informasi
Selain menyediakan tempat dengan daftar kebutuhan Anda yang panjang dan terperinci, penting bagi Anda untuk menggunakan kontak awal ini dengan mereka untuk mengumpulkan sebanyak mungkin informasi yang akan berguna dalam menjual acara.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan yang akan menambah nilai proposisi penjualan Anda dan memberikan gambaran lengkap tentang apa yang diharapkan adalah:
* Peta lokasi dan panduan perjalanan. Kuantitas (Jumlah delegasi + 20)
* Brosur pemasaran tempat itu sendiri. Kuantitas (Jumlah delegasi + 20)
* Rincian waktu check-in dan check-out untuk akomodasi.
* Rincian fasilitas tempat – restoran, bar, gym, kolam renang, spa, dll.
* Rincian fasilitas terdekat – lapangan golf, fasilitas olahraga, kasino, bar, restoran.
* Pekerjaan besar apa pun yang dijadwalkan di atau dekat dengan tempat acara saat acara Anda berlangsung (misalnya pengeboran, pekerjaan bangunan, dekorasi).
* Organisasi lain yang menggunakan tempat tersebut pada waktu yang sama; untuk menghindari kepentingan persaingan.
Harapkan delegasi Anda untuk mengajukan pertanyaan yang paling tidak jelas tentang tempat tersebut dan bersiaplah untuk mengejutkan mereka dengan memiliki jawaban di ujung jari Anda.
Persyaratan konferensi
Ketika Anda memesan tempat, kebutuhan rinci Anda mungkin sangat samar karena semuanya masih dalam tahap desain, jadi Anda harus membuat janji dengan staf Conferencing untuk kembali setelah semuanya telah ditetapkan, katakanlah, dua minggu sebelum acara. Anda harus selengkap mungkin dalam menyediakan tempat dengan informasi untuk membantu mereka melayani Anda dengan baik. Setelah mereka mengetahui cakupan total kebutuhan Anda, mereka dapat memberi tahu Anda apa yang ditawarkan.
Berikut ini adalah daftar periksa Konferensi yang khas.
* Jumlah orang
* Waktu kedatangan
*Waktu keberangkatan
* Kopi/teh pada saat kedatangan
* Kopi/teh saat istirahat
*Waktu istirahat
* Jumlah kamar
* Ukuran kamar
* Tata Letak Kamar
* Makan siang
* Peralatan
* Jumlah Tabel
* dengan taplak meja
* pengaturan tempat
* penghapus
* secarik kertas
* pensil
* papan nama
*air dan buah
* labu
* kacamata
* manisan keras
Dengan mengerahkan dirinya untuk secara aktif mengorganisir acara tersebut, Phil secara efektif keluar dari lingkaran perencanaan yang selama ini dia jalani. Segera setelah dia mulai berbicara dengan para pemain utama yang akan terlibat dalam menyusun acara tersebut, proyek tersebut mulai berjalan. sebuah kehidupan tersendiri. Pekerjaannya kemudian menjadi salah satu kemudi daripada mendorong.
